Nowoczesne systemy do archiwizacji dokumentów
Jak przechowywać akta w sposób bezpieczny, ergonomiczny i efektywny przestrzennie? Tradycyjne szafy i półki często przestają wystarczać, dlatego warto przyjrzeć się nowoczesnym systemom, które łączą mechanikę, automatykę i rozwiązania informatyczne — by wejść na wyższy poziom inteligentnej archiwizacji. Systemy te, odpowiednio dobrane wpływają nie tylko na porządek, ale także bezpieczeństwo, optymalizację przestrzeni biurowej i szybkość dostępu do niezbędnych materiałów.
Rodzaje rozwiązań do archiwizacji
Temrex proponuje kilka zaawansowanych rozwiązań, które doskonale wpisują się w strategię nowoczesnej archiwizacji.
Regał karuzelowy GIROCLASS
Regał GIROCLASS to zautomatyzowane rozwiązanie szczególnie dobrze przystosowane do przechowywania i zabezpieczania dokumentów i archiwów, wymagających szybkiego i bezbłędnego dostępu.
Jak działa i co oferuje?
- Mechanizm karuzelowy pozwala na ruch półek, tak by żądana lokalizacja znalazła się przed oknem dostępowym, co eliminuje potrzebę czasochłonnego wyszukiwania.
- Konstrukcja regału pozwala odzyskać do 90% powierzchni użytkowej w porównaniu z tradycyjnymi połkami
- Każda półka może być obciążona w zakresie od ok. 150 do 500 kg, co pozwala na przechowywanie nawet najcięższych segregatorów czy teczek.
- Dodatkowo zastosowane są systemy bezpieczeństwa — np. bariery świetlne klasy 4, które zatrzymują ruch półek, jeśli osoba wejścia przecięła strefę bezpieczeństwa.
- Malowanie proszkowe zapewnia trwałość, odporność na korozję oraz możliwość dopasowania kolorystycznego do wnętrza.
Dlaczego warto zastosować system GIROCLASS?
- Dzięki automatycznej rotacji dostęp do właściwej partii dokumentów jest niemal natychmiastowy i nie wymaga czasochłonnego wyszukiwania i przeczesywania wysokich poziomów standardowych regałów.
- Oszczędza miejsce — zwłaszcza w archiwach o ograniczonej powierzchni.
Zmniejsza ryzyko błędów — ponieważ system sam „przywołuje” właściwą półkę. - Wzmacnia bezpieczeństwo zasobów — dostęp może być ograniczony elektronicznie, co zapobiega nieautoryzowanemu wglądowi.
Szafa obrotowa BICLASS – proste i funkcjonalne rozwiązanie dla biura
BICLASS to system szaf obrotowych, który optymalizuje przestrzeń pracy, zwiększa komfort użytkowania i skraca czas dostępu do dokumentów. Składa się z dwóch bloków archiwizacyjnych obracających się plecami do siebie wokół osi pionowej. Ruchoma część wbudowana w mebel statyczny umożliwia obrót boków (pełniących rolę drzwi) lub dowolnej z szafek o ćwierć obrotu, co pozwala na szybki i wygodny dostęp do potrzebnych dokumentów.
Cechy i funkcjonalności:
- Umożliwia segregację ponad 12 metrów bieżących dokumentacji przy zajętości jednego metra kwadratowego.
- Konstrukcja obrotowa pozwala ograniczyć przestrzeń ściany o połowę w stosunku do tradycyjnej szafy.
- Można instalować w niej dodatkowe zabezpieczenia: zamki mechaniczne, zamki szyfrowe, blokadę obrotu — co zapewnia dostęp wyłącznie osobom uprawnionym.
- Konstrukcja szafy obrotowej BICLASS pozwala zagospodarować przestrzeń we wnękach, w korytarzach, a nawet zastosować je jako element dzielący przestrzeń biurową na odrębne segmenty.
- Umożliwia dowolne ustawienie półek, instalację szuflad teleskopowych, wieszaków na dokumenty itp.
- Estetyka wykończenia to także atut — fronty mogą być dopasowane kolorystycznie i stylistycznie do wnętrza biura.
Dlaczego BICLASS sprawdza się w archiwum biurowym?
- Idealny do stref działania pracowników, gdzie chcemy mieć szybki dostęp do akt bez konieczności wychodzenia do magazynu.
- Przy optymalnej konfiguracji można przechowywać dużo dokumentacji, a zarazem utrzymać przejrzystość i estetykę biura.
- Możliwość ograniczenia dostępu technologią zamków czy mechanizmów blokujących podnosi bezpieczeństwo akt.
- Elastyczność konfiguracji pozwala dostosować szafę do zmiennych potrzeb archiwizacji (np. różne formaty dokumentów).
Jak systemy automatyczne zwiększają bezpieczeństwo i optymalizują archiwizację?
Powyższe przykłady (GIROCLASS, BICLASS) to konkretne wdrożenia nowoczesnych systemów do archiwizacji, które wyraźnie pokazują, jak można podnieść poziom bezpieczeństwa i efektywności:
Zautomatyzowany dostęp i kontrola
Mechanizmy elektroniczne, zamki szyfrowe, systemy identyfikacji użytkownika (karty, kody dostępu), autoblokady ruchu — to elementy, które pozwalają ograniczyć dostęp do dokumentów wyłącznie dla uprawnionych osób. Przykładowo, szafy obrotowe BICLASS można wyposażyć w dodatkowe zabezpieczenia, które gwarantują, że tylko określone osoby mają dostęp do zawartości.Optymalizacja przestrzeni biurowej i magazynowej
Dzięki pionowym rozwiązaniom (regal karuzelowy) i przesuwanym modułom (regał jezdny) możliwe jest składowanie większej ilości dokumentów przy mniejszym zajęciu przestrzeni podłogowej. Szafy obrotowe, z kolei, pozwalają maksymalnie zagęścić dokumentację w niewielkich przestrzeniach.Szybszy dostęp i ergonomia pracy
Automatyczne systemy przywołują potrzebny moduł lub półkę, co znacząco skraca czas dotarcia do dokumentów. Pracownicy nie muszą chodzić między alejkami ani sięgać po dokumenty na wysokościach — to zmniejsza wysiłek i przyspiesza działania.Lepsza ochrona fizyczna i warunkowa
Automatyczne systemy są często projektowane tak, by lepiej chronić przed czynnikami zewnętrznymi — kurzem, wilgocią, zmianami temperatury, czy nawet ogniem (jako opcja dodatkowa). Mechanizmy bezpieczeństwa (np. bariery świetlne w systemach karuzelowych) zapobiegają wypadkom i chronią osoby obsługujące urządzenia.
Rekomendacje przy wdrażaniu systemów archiwizacji
Aby nowoczesny system archiwizacji działał skutecznie, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
Analiza potrzeb i przestrzeni
Zrozumienie, ile dokumentów trzeba przechowywać, w jakim formacie, jak często są one wykorzystywane, a także jakie są rozkłady pomieszczeń — to podstawa projektowania optymalnego układu regałów i szaf.Skalowalność i elastyczność
System archiwizacji powinien umożliwiać łatwe rozszerzenie lub modyfikację struktury przy wzroście liczby akt. Warto, aby moduły były modułowe i możliwe do rozbudowy.Integracja z systemami IT
Automatyczne systemy archiwizacji powinny współpracować z narzędziami klasy DMS, ERP czy WMS — by aktualny katalog dokumentów, metadane, uprawnienia i historia dostępu były dostępne w ramach centralnego systemu zarządzania.Zabezpieczenia i zgodność prawna
Dla dokumentów wrażliwych ważne są mechanizmy kontroli dostępu i audytu, ale także zgodność z wymaganiami ustawowymi dotyczącymi okresów przechowywania dokumentów, ochrony danych osobowych itp.Ergonomia i doświadczenie użytkownika
Systemy muszą być intuicyjne, a dostęp do dokumentów jak najprostszy. Nawet najbardziej zaawansowany system nie przyniesie korzyści, jeśli pracownicy będą unikać jego używania z powodu niskiej wygody obsługi.
Bezpieczne i efektywne systemy do archiwizacji
Systemy takie jak regał karuzelowy GIROCLASS, i szafa obrotowa BICLASS — to nie tylko nowoczesność dla samej nowoczesności. To realne narzędzia, które pozwalają firmom i instytucjom bezpiecznie, efektywnie i ergonomicznie przechowywać dokumenty.
- Pozwalają optymalizować przestrzeń — mniej miejsca marnowanego na przejścia, więcej miejsca na składowanie akt.
- Zwiększają bezpieczeństwo — poprzez ograniczanie dostępu mechanicznego i elektronicznego, logowanie i autoryzację użytkowników.
- Przyspieszają pracę — dzięki automatycznemu przywoływaniu odpowiednich modułów lub półek.
- Ułatwiają zarządzanie — integrując się z systemami informatycznymi oraz wspierając rejestrację zdarzeń i audyty.
